Guida alla fattura elettronica: cos’è e come funziona

La fattura elettronica è una grande novità introdotta nel 2019: si tratta infatti di uno strumento diventato obbligatorio per alcune categorie di operatori economici che necessitano di creare, inviare e ricevere fatture tra privati. I supporti cartacei sono stati abbandonati a favore di un sistema telematico che consente di gestire e conservare tutte le ricevute.

Le finalità della fatturazione elettronica sono diverse e vanno dalla semplificazione al risparmio per la gestione delle fatture aziendali, dalla necessità di contrastare l’evasione fiscale a una maggiore efficienza nella contabilizzazione delle fatture.

L’obbligo di fatturazione elettronica non riguarda tutti i soggetti economici, infatti alcune categorie sono esonerate. Gli operatori economici che devono attenersi all’obbligo sono le imprese, i professionisti e i titolari di partita IVA, ma solo a condizione che le fatture vengano emesse a favore di soggetti privati che risiedono e operano nel territorio dello Stato.

In realtà a partire dal 2018 la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione era già obbligatoria. La novità del 2019 riguarda infatti le fatture tra privati, come i titolari di partita IVA e i consumatori finali.

Si è trattato quindi di un processo graduale ed è ragionevole ipotizzare che presto la fattura elettronica diventerà uno standard utilizzato anche dai soggetti che sono esonerati dell’obbligo. Al momento, gli operatori che possono continuare ad usare il modello cartaceo sono quelli che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime agevolato forfettario e quelli che erogano prodotti o servizi a soggetti non residenti in Italia.

Le fatture elettroniche sono quello strumento che si sostituisce alle classiche fatture cartacee, che in genere vengono consegnate a mano o spedite per posta o tramite email. Al contrario, la fattura elettronica è totalmente digitale e scritta in linguaggio XML.

Queste e-fatture non rendono necessaria la stampa, perché vengono firmate digitalmente e la marca da bollo viene apposta in modo virtuale. Per crearle basta utilizzare un pc o un altro dispositivo tecnologico, come un tablet o uno smartphone.

Ogni fattura elettronica va trasmessa per via telematica attraverso il c.d. Sistema di Interscambio, che rappresenta un’altra novità della normativa. A rimanere uguale rispetto alle tradizionali fatture cartacee è il contenuto, infatti l’unico particolare da aggiungere alle nuove fatture è l’indirizzo telematico del ricevente.

Come funziona la fattura elettronica e la sua compilazione? Per creare e compilare la fattura è necessario utilizzare degli appositi programmi, scaricabili sul pc o altro dispositivo oppure utilizzabili anche nella versione web. Alcuni di questi sono gratuiti, come quelli offerti dall’Agenzia delle Entrate, mentre altri sono a pagamento.

Una volta scelto il software, bisogna inserire i dati del soggetto che deve emettere la fattura elettronica, indicando partita IVA, codice fiscale e tutti i dati anagrafici. Il secondo passaggio prevede la compilazione dei dati del cliente, avendo cura di aggiungere anche la PEC e il codice destinatario di 7 cifre, che identifica il suo indirizzo telematico.

PEC e codice destinatario sono informazioni non obbligatorie e possono omettersi (digitando nell’apposito campo 0000000) qualora il cliente sia un consumatore finale oppure un soggetto che rientra nel regime di vantaggio o nel regime forfettario.

Quando manca il codice destinatario, la fattura non potrà essere inviata attraverso il Sistema di Interscambio, ma rimarrà online a disposizione del cliente. In questo caso, chi emette la fattura deve consegnare al destinatario una copia cartacea, ma l’originale rimane pur sempre la fattura elettronica.

Gli altri dati da inserire in fattura riguardano il tipo e la quantità del bene o del servizio oggetto della transazione, oltre a tutti i dati fiscali, come l’imponibile e l’IVA.

Per avere la certezza che il documento provenga proprio dal soggetto emittente, la fattura elettronica deve essere firmata digitalmente. La firma elettronica qualificata offre la garanzia che la fattura sia autentica, non ripudiabile dall’emittente e non modificabile (neanche da parte di chi l’ha creata).

La firma digitale può vantare queste caratteristiche grazie ad un certificatore accreditato che la realizza con un dispositivo sicuro. In questo modo, la firma digitale acquista lo stesso valore legale della firma autografa che apponiamo sui documenti cartacei.

Dopo che il file XML è stato creato e firmato, la fattura va inviata al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, a cui abbiamo già accennato. Qualunque altra modalità di invio non permette di considerare la fattura come emessa.

Il Sistema di Interscambio si può considerare come un efficiente postino che, dopo i necessari controlli, consegna la fattura al destinatario per via telematica. Si tratta quindi di un punto di snodo, che permette di smistare le e-fatture in base al codice destinatario fornito.

I software di creazione e gestione delle fatture elettroniche rendono queste operazioni semplici e intuitive. Basterà verificare che i dati siano corretti prima di ogni invio, affinché la procedura si completi senza problemi.

Finora abbiamo analizzato le fatture elettroniche dal punto di vista dell’emittente, ma adesso proviamo a capire come riceverle e come ottenere il codice univoco per la fatturazione elettronica.

Abbiamo visto che la trasmissione della fattura elettronica al cliente attraverso il Sistema di Interscambio, è possibile solo quando viene fornito il codice destinatario. Tutti i soggetti privati possono ottenerne uno sul sito ufficiale dedicato alla fatturazione elettronica.

Qui bisogna prima richiedere l’accreditamento di un canale di trasmissione e poi richiedere uno o più codici, fino ad un massimo di 100. In alternativa le fatture elettroniche si possono ricevere anche presso il canale telematico di un intermediario, facendo indicare in fattura il codice destinatario corrispondente.

I privati possono scegliere anche di ricevere le fatture elettroniche tramite la PEC. In questo caso l’indirizzo di posta elettronica certificata deve essere indicato in fattura nell’apposito campo.

La legge prevede un obbligo di conservazione delle fatture elettroniche, a carico di chi le emette e anche di chi le riceve. Non basta custodire i file in una cartella del pc o su piattaforme di cloud storage, ma occorre utilizzare un processo regolamentato di conservazione elettronica.

Questo servizio è offerto sia dall’Agenzia delle Entrate sia da parte di operatori privati certificati, che rispettano i requisiti e le garanzie richieste dalla normativa. Tali servizi permettono di conservare negli anni tutte le fatture, in modo che i soggetti coinvolti possano accedere ai documenti anche a distanza di tempo.

Tra i programmi di gestione della fattura elettronica ve ne sono alcuni gratuiti e altri a pagamento. Ognuno di questi ha caratteristiche e funzionalità diverse, quindi vale la pena valutarli bene prima della scelta.

I software gratuiti per la fattura elettronica, anche se non prevedono un canone, sono una valida soluzione, ma in qualche caso possono presentare dei limiti. Le limitazioni possono riguardare, ad esempio, il numero di fatture che si possono creare e ricevere in un anno o il tipo di assistenza che viene offerto.

Tra i programmi gratuiti, uno dei più validi è offerto proprio dall’Agenzia delle Entrate, che ha pensato a 3 diverse soluzioni. La prima è la versione web del software, accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi. Per accedere basta digitare il codice fiscale, la password e il PIN.

In alternativa si può accedere anche attraverso il Sistema pubblico di identità digitale (Spid) oppure tramite la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), dopo la necessaria registrazione.

L’Agenzia delle Entrate permette anche di scaricare un software sul pc, per compilare e salvare le e-fatture, che poi andranno custodite nel rispetto delle regole previste per la conservazione delle fatture elettroniche.

Un ulteriore strumento offerto dall’Agenzia delle Entrate è l’app Fatturae, disponibile per dispositivi Android o iOS e ideale per inviare le fatture direttamente dallo smartphone.

Un altro software gratuito è quello proposto dalle Camere di Commercio, pensato per le piccole e medie imprese e i professionisti. Col servizio di Infocamere la conservazione delle fatture rispetta i requisiti richiesti dalla normativa e ha una durata di 10 anni. I servizi sono inoltre in costante aggiornamento.

Esistono anche degli operatori privati che offrono a costo zero il loro servizio di fatturazione elettronica. In alcuni casi vengono proposte anche delle funzionalità aggiuntive a pagamento, come la ricezione delle notifiche o la creazione di profili di fatturazione multipli.

L’offerta di servizi per la fatturazione elettronica a pagamento è davvero ampia e i costi partono da circa 4€ al mese per le soluzioni più economiche, ma possono arrivare anche a 25€. Per valutare bene la scelta, occorre capire bene cosa è incluso nel pacchetto e se ci sono limitazioni sul numero di fatture che si possono creare e ricevere.

Uno di questi servizi è proposto da Aruba e funziona in modalità web, quindi non richiede alcuna installazione sul pc. Il pacchetto più economico costa 25€ + IVA l’anno ed è completo di ogni funzionalità, dalla creazione dei file in formato XML all’invio e ricezione delle fatture, fino alla loro conservazione a norma di legge.

Anche TIM offre un software per la fatturazione elettronica, che si chiama Fattura Digitale. Il pacchetto più economico ha un costo di 6,50€ al mese + IVA e include la gestione di 500 fatture l’anno. È accessibile a 2 utilizzatori e consente di caricare in automatico le fatture sul proprio gestionale.

Un’altra valida soluzione è offerta da Fatture in Cloud, che propone il suo pacchetto base a 8€ al mese + IVA. Si può utilizzare da qualsiasi dispositivo (anche da smartphone) e l’assistenza è inclusa nel prezzo. I documenti che si possono inviare o ricevere in un anno sono 400.

Come scegliere tra tutte le soluzioni offerte, gratuite o a pagamento? Si può fare una prima valutazione in base al numero di fatture da emettere o ricevere ogni anno, ma non bisogna sottovalutare neanche l’importanza dell’assistenza o di servizi aggiuntivi che possono essere di grande utilità per il proprio business.

L’articolo è di carattere divulgativo aggiornato alla data di pubblicazione. Per conoscere l’offerta della Banca consulta l’area Prodotti.

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